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 Publié le : 15/06/2021 - Mis à jour le : 07/05/2024

Données personnelles cité-U

Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 : Règlement relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)
La présente information des données personnelles vise à informer les étudiants de la politique à laquelle s'astreint Les Crous pour respecter leurs Données Personnelles.
Cette information décrit les modalités de gestion des Données Personnelles concernant les étudiants, personnes physiques, obtenues lors de la consultation par le service Cité-U. Elle ne porte que sur les traitements dont Les Crous sont responsables.

Objet du traitement 

Finalité du traitement : Confirmation de réservation, mise à disposition des documents attachées à la réservation, paiements et dépôt de pièces.
L’accès à Cité-U ce fait par le portail de la vie étudiante messervices.etudiant.gouv.fr.
La confirmation par l'étudiant d'une proposition d'attribution ou de réadmission de logement ce fait par Cité-U et conduit à la création d'une réservation. La réservation met à disposition de l’étudiant les pièces nécessaires à la gestion de la location. Cité-U permet le paiement en ligne et le dépôt de document relatifs à la location par l’étudiant.

Base légale : Ce traitement de données relève de la mission de service public dont est investie le réseau des Crous.
Article 6-e du règlement général sur la protection des données – RGPD :
e) le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement.

Responsable du traitement

Les Crous collectent et traitent les données à caractère personnel dans le cadre de la mise en œuvre du service Cité-U, Les Crous interviennent en qualité de responsable de traitement.
Le Crous est représenté par le directeur général du Crous.

Données traités

Catégories de données traitées : Etat-civil, identité, données d'identification, de connexion, informations d’ordre personnelles et professionnelles.
Personnes Concernées : Le traitement de données concerne les personnes physiques étudiantes, les cautionnaires, les conjoints.
Source de données :

Ces informations peuvent être issues :
•    Du portail messervices.etudiant.gouv.fr par l’étudiant via le formulaire de création de profil.
•    Des services des CROUS à la demande ou sur précision apportées par l’étudiant ou par l’université, ils peuvent mettre à jour certaines données.
•    Des services numériques qui mettent des logements à disposition de l’ étudiant et émettent des propositions d’attribution de ces logements.

Caractère obligatoire du recueil des données : Le service nécessite sauf mention contraire, le recueil obligatoire de ses données qui sont nécessaires à la gestion de la réservation, de la location étudiant.
Prise de décision automatisée : L’étudiant ayant un compte MSE à un dossier dans Cité-U automatiquement s’il a une réservation. Sans compte MSE le paiement en ligne est manuellement géré par le gestionnaire par l’attribution  d’un lien porteur pour l’étudiant.

Destinataires des Données Personnelles

Catégories de destinataires  

En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
•    Administrateur nationaux du CNOUS
•    Les Crous ( gestionnaires et administrateurs applicatifs)
•    Les services numériques gérés par les partenaires : PAYBOX, EBAIL
•    Des prestataires externes pour la mise en œuvre de services connectés dans la résidence

Données personnelles recueillies par les sous-traitants

Les sous-traitants sont :
•    PAYBOX pour le paiement en ligne (adresse mail)
•    EBAIL (DOCAPOST) pour la gestion du bail électronique (Etat-civil, identité, données d'identification et Adresse de la résidence universitaire)
•    Des prestataires externes habilités par le Crous pour la mise en œuvre de services connectés dans la résidence

La conformité au RGPD des sous-traitants a été vérifiée.

Transfert des données hors EU

Aucun transfert de données hors de l’union européenne n’est réalisé.

Conservation des Données Personnelles

Les informations recueillies relatives à la traçabilité des accès sont conservées six mois. Après cette date, les données collectées seront supprimées.

Les données sont conservées pendant le temps nécessaire tant que le compte étudiant est actif et jusqu’à l’expiration des délais légaux applicables.

Sécurité

En tant que responsable de traitements, Les Crous prennent, au regard de la nature des données à caractère personnel et des risques présentés par le traitement, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour préserver la sécurité des  données, et, notamment, empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès ou prévenir toute utilisation impropre.

Vos droits sur les données vous concernant

L’étudiant dispose d'un droit général d'accès, de rectification et de suppression de l'ensemble des données personnelles le concernant qui ont été collectées au titre de son inscription pour bénéficier des services numériques offert par le portail. Il dispose aussi du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
•    Le droit d’accès s’effectue directement par « mon profil » de Messervice.etudiant.gouv.fr. Il permet de visualiser les données personnelles de l’étudiant.
•    Concernant le droit de rectification le formulaire « mon profil » permet la   modification des données en ligne lorsque l’étudiant est authentifié. Les modifications sont transmises si nécessaire aux services des bourses, aux services de réservation de logement et à PARCOURSUP.
•    Concernant le droit de suppression et de modification (données d’identités, INE, historique des locations) un formulaire d’assistance en ligne sur MSE permet à l’étudiant dans faire la demande. Le droit de suppression est conditionné par l’existence de droits à bourses obtenus sur l’année universitaire et sur les trois années précédentes ou l’existence d’un dossier locatif en cour.

Exercer ses droits auprès du délégué à la protection des données personnelles

Les Crous ont désigné leur délégué régional à la protection des données.
Le Délégué à la protection des données du Crous reçoit les réclamations des étudiants concernés par les traitements et veille au respect du droit des étudiants. Il traite ces réclamations ou met en œuvre les procédures propres à assurer leur bon traitement.
Pour toute question relative au traitement des Données Personnelles, l’étudiant peut contacter
•    par voie postale : voir liste des Crous
•    par voie électronique : voir liste des délégués à la protection des données
Le traitement des Données Personnelles dans le cadre de l'exercice de vos droits se fait à titre personnel et confidentiel. A ce titre, pour que votre demande soit prise en compte, vous devrez faire parvenir les éléments nécessaires à votre identification à savoir :
•    une attestation écrite sur l'honneur par laquelle vous certifiez
être le titulaire des dites Données Personnelles
•    et une photocopie d'une pièce d'identité

Engagement des Crous dans le traitement des données personnelles

Les Crous s’engagent à mettre tout en œuvre pour que les données personnelles de l’étudiant soient :
•    obtenues et traitées loyalement et licitement
•    collectées pour les finalités déterminées, légitimes et à limiter leur utilisation à ces finalités
•    adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités
•    accessibles et bénéficient d'un droit de rectification ou de suppression suite à une demande adressée par voie postale ou électronique au responsable du traitement précité
•    conservées conformément aux finalités poursuivies. Les Crous s’engagent à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer la sécurité des données en vue d'empêcher qu’elles puissent être endommagées, modifiées, détruites ou communiquées à des tiers non autorisés.

Coordonnées des Crous

Collecte des Données Personnelles